ادارة مكاتب المحاماة

بسم الله الرحمن الرحيم

الحمدلله رب العالمين والصلاة والسلام على سيد المرسلين نبينا محمد عليه افضل الصلاة والتسليم اما بعد :-

احببت ان القي الضوء على ادارة مكاتب المحاماه ومايتعلق بها في ضل هذا التطور التقني الحاصل في عصرنا ومايعنية هذا التطور من سهولة الوصول للمعلومات والملفات وكذلك ادارة مكاتب المحاماة البسيطة او المحترفة والمتفرعة .

ومن هنا يثور السؤوال هل التقنية ساعدتنا في ادارة مكاتب المحاماة ؟
هل مكاتبنا تعتمد على الورقيات ؟

هل نحن في وقت يسمح لنا بان ننتقل من الورق المتعب والبحث المجهد الى ضغطات الازرار ؟

بعد عدة دورات شاهدتها وعدة نقاشات مع المحامين وبعد عدة مقالات وتغريدات قرأتها عن الادارة المكتبية اجد التركيز على موضوع وهو كيفية ادارة المكاتب … وكأنها صعبة جدا ومحيرة وتحتاج الى تعمق وبحوث .

نعم هناك مستويات لمكاتب المحاماة فمنها المكاتب المتشعبة بعدة فروع ومنها المكاتب التي تتواجد في مدينة واحدة وعدد عملائهم قليل جدا وهنا يبدأ الخلاف .

بعض الاساتذه من المحامين الذين نكن لهم الود والاحترام اوجدو لنا طرق ادارية سهله ورقية للتعامل مع ملفات الدعوى ( ملف ورقي ) وتضعه في جميع مايتعلق بالدعوى والمراجعه بها ذهابا وايابا وهذه الطريق مجديه وسهلة وليست بحاجة الى جهد من المبتدئ او من المكاتب التي لديها عملاء محدودين وملفاتها قليلة ولا تتجاوز عدد معين بالنسبة لعدد الموظفين .

هل هذه الطريقه مكلفه ؟

نعم مكلفة على المدى البعيد لكن ليس على المدى القريب تكاليف الملف الورقي ايا كان ماديا مبالغ زهيدة بالنسبة لبعض المكاتب ناهيك عن الاوراق والاجنده التي يحملها الموظف

اما على المدى البعيد فهي مكلفة والتكلفة هنا هي بالوقت + الارشفة بعيدة المدى .

لا يسعني التفصيل في مدى تكلفة هذه الاوراق التي تذهب هدرا وتمزق في اجهزة تمزيق الورق .! لا يسعني ان اتحدث عن مدى الغبار المتراكم على الملفات في المكاتب ولا يسعني التحدث عن مدى الجهد المبذول في ابحث عن ملف او ورقة في هذه الملفات ( وقت + ادراج تخزين ) صعوبة الحصول على المعلومة .

بعيدا عن مكاتب المحاماة مبعض الشركات والمؤسسات بل ومكاتب العقار يوجد لديها نظام الكتروني للارشفة وكذلك اصدار الفواتير والحصول على معلومات العملاء وهذا يساعد الكثير من هذه المنشات على ادارة الوقت والصلاحيات للموظفين والصلاحيات في اصدار القرارات وهذا الشيء محمود لكن للاسف عند السؤال والبحث لدى كثير من المحامين وجدت ان اغلب المحامين يستعمل الورقيات في ادارة مكتب المحاماة بل والاجندة الورقية المتعبة بالنسبة للكثير من للمحامي والمتدربين على حد سواء ناهيك عن الاداريين في المكتب فصعوبة الحصول على المعلومة من مكاتب المحاماة وهدر الوقت والجهد في ادارة هذه الورقيات يقلل من انتاجية المحامي على الاقل بالنسبة لوجة نظري مع احترامي الشديد لوجهات نظر الغير .

مالحل ؟

من هنا خطر في بالي ان اقوم بانشاء برنامج الكتروني يساعدني على ادارة المكتب ويمكنني من ضبط الملفات والدعاوى والمراجعات والتقارير والفواتير وغيرها وسهولة الحصول على معلومة تخص العميل والخصم من اي مكان بواسطة هاتفي النقال .. بل وحتى ملف الدعوى يمكنني تصفحة بواسطة هاتفي .

الكثير من الاشخاص يمكن ان يدير مكتبة بواسطة هاتفة من مواعيد وغيرها من الملفات ( انشاء ملف على سطح المكتب او على ( الايكلاود – اي درايف ) يمكنك من الوصول الى ملف العميل وجميع الاوراق المتعلقه به بسهوله وهذا مايجب التحدث عنه في محاضرات ادارة مكاتب المحاماة اسوة بدول العالم .

التقنية ساعدة الحكومات على ضبط الصلاحيات للموظفين وكذلك سهولة الوصول لقواعد البيانات الهائلة وكذلك ساعدة الموطنين في اتمتة الخدمات لهم بسهولة ، اي شخص ومن الامثلة ان اي شخص يستطيع ان يقوم باقامة دعوى الكترونيا بنظام ناجز

وكذلك ان يحصل على الخدمات المقدمة في منصة ( ابشر )

لكن في اغلب الاوقات لا يستطيع الشخص متابعة مدى انجاز امر معين في مكتب محاماة من المفترض انه يقدم خدمات احترافية في متابعة المراجعين ، كثير من المكاتب يعتمد على الاتصال كوسيلة لاعداء المعلومات وكذلك كوسية لمتابعة بعض الامور ، والانسان بطبعة لا يستطيع متابعة جميع الامور اذا كثرت فيلجأ الى طرق تتضمن اهمال العميل وعدم التواصل معه الا في امور مهمة .

لكن ماذا قدمت لنا التقنية في ذلك والاتمتة ؟

بعد عدة بحوث لدى المواقع العربية وكذلك الاجنبية وجدت فروقات في اتمتة ملفات مكاتب المحاماة والقضايا مهما تفرعت وكثرت والكثير من البرامج لدينا ينقصه اشياء كثيرة ليدير مكتب باحترافية بل بعض المواقع يقدم خدمات ولكن ناقصة وتتعلق بالموظفين ،، وبعض المواقع يقدم برنامج ويكون هذا الاصل في البرنامج هو لادارة مؤسسة او شركة وبيع منتجات او حتى متجر الكتروني ثم يقدمة للمكتب ليدير به ملفات القضايا والمتدربين ،،، وهذا غير مجدي بل هو متعب جدا حيث ومن هنا انطلقت فكرة ان اقوم بانشاء قاعدة بيانات لعملائي ومنصة لمتابعة القضايا ..

بعد عدة اتصالات ومواقع اجنبية للبحث عن هذه المنصة وجدت منصة يمكن ان تقدم هذه الخدمة وتتيح لي ارشفة الملفات ومتابعة القضايا ولكن تحتاج لبناء شخصي كقاعدة يبانات ومن هنا قررت ان استغل بعض ساعات الفراغ لانشاء هذه المنصة وبالفعل نجحت في ذلك .

استطعت ان انشئ قاعدة بيانات تساعدني في ادارة مكتب المحاماة وتقدم لي ما احتاجة في بعض القضايا ( عملاء – خصوم – موظفين – ملفات قضايا – اعتراضات – متابعة – سندت قبض – الخ )

وبعد تفكير طويل في مدى جدوى هذه المنصة وقاعدة البيانات وجدت انها توفر لي عدة امور

١- سهولة الوصول للمعلومة المتعلقة بالقضية
٢- معرفة حالة كل قضية ( منتهيه – مرحلة الاستئناف – منتهية بالصلح – منتهية بالنجاح – قيد النظر )
٣- اخر اجراء تم على القضية ( مراجعة – قيد دعوى – تقديم طلب استئناف ) الخ ..
٤- التقارير المتعلقة بالقضية
٥- ( والاهم ) مواعيد القضية

بمجرد عمل هذا الملف وجدت كثير من المعلومات ظاهرة بشاشة واحدة فقط ويمكن الوصول اليها من اي مكان في العالم وكذلك التغييرت اللحظية على هذا الملف من قبل الموظفين – لست بحاجة سؤال عن ملف الدعوى ماذا حدث له ؟

التقنية ساعدتنا كثيرا والحمدلله على ذلك ومن هنا انصح المحامين بادارة مكاتب المحاماة بواسطة التقنية فهي جدت لخدمة الجميع ( حكومات – افراد – منشات ) ايا كان فهي وجدة لتسهيل عملك وليس لتصعيبة .

احببت ان انقل تجربتي واسأل الله يكتب الخير للجميع

باسل الحويكم
مكتب المحامي خالد بن ماجد الحابوط .